分析：信息化对档案事业宏观管理影响初探

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分析：信息化对档案事业宏观管理影响初探电子商务直通车发表时间：2004年12月28日信息来源：中国电子政务信息网
当今时代，信息技术的蓬勃发展不断改变人们的生活，互联网的发展使人们逐渐接受了电子政务这种方式。可是中国的档案事业却并没能跟上这种时代的步伐。大部分档案馆以单一功能(只是单一地使用了财务软件、办公自动化系统、人事管理系统、库房管理)应用信息技术，少部分档案馆实现了部分档案信息集成(将财务和档案借阅、销毁和待接收链，用信息技术连接起来应用)，真正能够把所有信息实现全部集成(Enterprise　Resource　Planning，也称ERP，包括人力资源管理、计划管理、财务到库房管理)的极少。怎样应对信息化对档案事业的影响，提高自身的信息化水平呢？　　一、存在的问题　　(一)数据异构。由于档案馆接受的移交电子档案来自不同单位和部门，各个单位之间的数据库往往是异构的。这些各种各样的数据来源、特殊的属性、复杂的内部结构以及特殊的处理方式使得入馆档案资料显得极为复杂。　　(二)高度分散。围绕一个主题，相关资料散落在各个管理部门或经济单位，比如统计局有基本经营数据、财务报表，税务局也有财务报表，单位移交中也有财务报表，这样入馆移交时出现了重复信息、无差异化数据，档案馆作为信息资源的最大拥有者，面对巨大信息量，如何尽快筛选出有价值信息，合理管理和利用信息，进行深度挖掘和加工，并与社会形成知识共享提出了挑战。　　(三)管理滞后。国外经验表明档案事业的信息化，关键在“档案管理”而不在“电子”，即档案事业的信息化的核心在对档案管理的业务流程的精简、优化、重组。这是推进信息化建设面临最大的困难与挑战。延续以往的管理体制，档案管理明显滞后，每十年一次的档案移交，一年一次的档案目录汇集相对于更好的服务公众，提高对社会及公众的适应与反应能力有差距。在去年衡阳“11.3”特大火灾坍塌事故发生后，在衡阳市城建档案馆查不到衡州大厦工程的竣工档案，这对调查事故的原因带来了困难，也对城建、城管、工程质量监督、房地产开发和城建档案工作敲响了警钟，也体现出档案管理是名符其实的系统工程。　　二、影响的几个主要因素　　(一)对信息化给档案管理服务理念带来的变革缺乏认识。信息技术对管理的影响分为三类，可以提高个人的工作效率和有效性；可以改变、提高单个部门的职能效率；提升组织效率。技术专家从技术角度出发，构造出精致的技术框架和信息模型，他们往往考虑如何配置、信息如何流动，而忽略人获取、共享或应用信息的渠道方式及接受或提供信息时的心理感受。而业务人员出于自身利益的考虑及惰性又会排斥新技术。所以在信息化建设时，要确立“以人为本”的信息管理理念，通过制定一定的标准，使信息标准化，有利于信息交流，同时处理好信息共享产生的风险。　　(二)档案部门信息化水平参差不齐。有的档案馆很早就引进了计算机来辅助管理工作，但也有不少档案馆还采用单机操作，信息资源无法共享，网络技术的优势没有发挥，而且办公人员对计算机的使用效率普遍偏低，有些人只会编辑、打印文档或传输文件。　　(三)对运用信息资源的观念要有所转变。转变为“不求所有，但求所用”。档案资料是否入馆并不重要，重要的是档案馆能否将这些信息化的资源为社会、公众更好服务，带来效益。把注意力从取得、存放入馆转移到取得并充分利用使用权上来。　　三、几点思考　　(一)随着信息化建设的日益深化，自助式服务将成为未来档案管理服务社会、服务公众的主流。社会、公众对档案信息需求的增加，临时需求量也会随之增加。我们所说的临时需求分为主动性和反应性两类，主动性需求是指在用户提出要求之前就已经准备好答案的需求，反应性需求则要求作调查研究。因此，自助式服务是解决档案部门穷于应付无暇他顾的基本对策，也是信息化管理系统优势的体现。　　(二)随着信息化建设的日益深化，发挥专业化优势显得尤为重要。档案馆聚集了一批对档案管理很有研究，有丰富经验的专业工作者，充分发挥档案工作者的主观能动性，把提供优质的信息产品和服务作为自己的职责，在档案的收集、加工整理、开发利用过程中，把“质量第一”贯穿于工作的每一个环节，只有这样，档案馆才能在这个信息社会里建立和保持竞争优势，适应社会的发展。　　(三)随着信息化建设的日益深化，档案事业也要“走出深闺”，树立形象，改革与创新同步。做到“四个并举”。　　1、软件与硬件建设并举。注重软件的跟进和应用管理的跟进，尤其是人员素质的提高，直接关系到信息化建设的成效和效益的发挥。在保证硬件建设的同时，抓人员的培训，集中辅导，造就一个学习环境和氛围，以解决人员素质不适应的问题。　　2、信息资源整合与理顺调整职能并举。对信息资源的收集、分类、更新和利用进行科学合理的整合，打破各部门的垄断和封锁。在不违反保密的原则下，凡是可以应当公开的数据、资料和政策法规等，均纳入整合范围，以利发挥最大效益。　　3、农村管理应用与企事业管理并举，在农村逐步推行信息化管理，在企事业、国家机关建立信息化的档案管理系统，为企业拓展电子商务和政府推行电子政务作有益的尝试。　　4、拓展建设与安全防范并举。信息的共享，虚拟管理使维护数据的安全摆上重要议事日程，在积极拓展信息化建设的同时，认真研究预防病毒感染和黑客入侵的有效措施，采用多种安全防范技术，及时发现和消除隐患，确保信息化管理系统的安全可靠运行。
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